Khi giải quyết yêu cầu đơn xin nghỉ phép của nhân viên, trước hết bạn sẽ muốn công bằng với cách bạn xử lý tình huống. Thời gian của nhân viên cũng có giá trị như của bạn và cho họ thời gian để nghỉ phép khi họ cần đó cũng là một chặng đường dài để thúc đẩy hạnh phúc của nhân viên trong công ty.
Trên thực tế, người ta đã chứng minh rằng nhân viên làm việc tốt hơn khi họ được khuyến khích nghỉ phép và sử dụng tất cả thời gian nghỉ phép mà họ có. Là người quản lý, chăm sóc nhân viên của bạn và đảm bảo rằng họ hài lòng với tư cách là một phần của doanh nghiệp của bạn là rất quan trọng.
Nhà quản lý tốt cũng nên cố gắng sử dụng thời gian nghỉ của chính mình. Đi nghỉ ngay bây giờ và sau đó giúp bạn giải tỏa đầu óc và nghỉ ngơi để bạn có thể trở thành nhà quản lý tốt hơn khi gặp khó khăn. Tất nhiên, sẽ có lúc bạn thực sự bận rộn và không đủ khả năng để có nhiều nhân viên nghỉ làm. Nó được cho rằng điều này sẽ xảy ra tại một số thời điểm.
Nếu bạn cần từ chối bất kỳ đơn xin nghỉ phép nào, nhân viên có thể sẽ buồn, nhưng nếu họ cảm thấy rằng bạn đã không công bằng về điều đó, họ sẽ trở nên bực bội. Nếu điều này xảy ra thường xuyên đủ và nhân viên cảm thấy như họ không được các nhà quản lý tôn trọng, điều đó có thể dẫn đến việc người đó tìm nơi khác để làm việc hoặc chỉ không thực hiện tốt như họ có thể.
Dưới đây là một số lời khuyên về cách các nhà quản lý có thể đảm bảo rằng họ đang công bằng về việc cho nhân viên nghỉ phép.
Tạo chính sách
Điều quan trọng là bạn có chính sách liên quan đến yêu cầu nghỉ phép của toàn bộ nhân viên. Hãy chắc chắn rằng bạn đã xác định rõ các quy tắc kinh doanh của mình khi mọi người có thể nghỉ ngơi và họ cần thông báo trước bao nhiêu ngày để yêu cầu nghỉ phép để các nhà quản lý có thể chuẩn bị đúng cách. Trong chính sách của bạn, bạn có thể xác định các quy tắc chính xác cho thời gian yêu cầu nghỉ để mọi người trong đội ngũ nhân viên của bạn nhận thức đầy đủ về toàn bộ quy trình.
Đây là cách công bằng nhất để nuôi dưỡng mối quan hệ tốt đẹp giữa bạn và nhân viên, bởi vì không ai bị bỏ lại trong bóng tối và mọi người đều rõ ràng về các chính sách nghỉ phép.
Minh bạch và rõ ràng với nhân viên của bạn về tất cả các loại chính sách làm việc, bao gồm các chính sách nghỉ phép, cho thấy rằng bạn tôn trọng nhân viên và tôn trọng thời gian của họ.
Cho phép thay đổi “giao dịch”
Có nhiều cách để đối phó với thời gian nghỉ phép của nhân viên. Một phương pháp là cho phép giao dịch thay đổi. Điều xảy ra ở đây là bạn cho phép nhân viên có thời gian nghỉ nếu họ có thể sắp xếp cho ai đó trang trải ca làm việc của mình bằng cách hoán đổi với nhân viên khác này.
Có những khó khăn tiềm ẩn với việc xử lý những đơn xin nghỉ phép của nhân viên; nó có thể vượt khỏi tầm kiểm soát và bạn có thể kết thúc với những ca làm việc dưới hoặc quá biên chế hoặc có sự pha trộn kỹ năng sai.
Nếu bạn định cho phép “giao dịch” thay đổi, bạn nên làm rõ rằng tất cả những điều này sẽ cần được sự chấp thuận của ban quản lý trước tiên và việc hoán đổi chỉ có thể xảy ra giữa những người làm cùng một công việc.
Chỉ cần có một người thay thế một người khác là không đủ tốt; người khác này sẽ cần có khả năng thực hiện công việc cho thành viên mà họ đang thay thế. Nếu các giao dịch thay đổi này được quản lý chính xác, chúng có thể là một cách tuyệt vời để giải quyết các yêu cầu nghỉ việc của nhân viên.
Cho nhân viên độc lập hơn
Tự lên lịch là một cách khác để giải quyết các yêu cầu nghỉ phép của nhân viên. Các nhân viên chịu trách nhiệm về việc chọn thời gian nghỉ của họ với điều kiện họ cân nhắc các cấp độ nhân viên và kỹ năng pha trộn cho bất kỳ sự thay đổi cụ thể nào.
Các nhân viên sẽ có giờ hợp đồng mà họ cần để làm việc mỗi tháng và tự lên lịch trình sẽ mang lại cho họ rất nhiều sự tự do; nó thường sẽ được đến trước được phục vụ trước hoặc đàm phán giữa các nhân viên cho các ca khác nhau.
Đây có thể là một cách hiệu quả để giải quyết các yêu cầu nghỉ phép của nhân viên vì các nhân viên có nhiều quyền kiểm soát hơn và ít có nguy cơ không công bằng. Mặt khác, cũng có nguy cơ hỗn loạn xảy ra sau đó nên sẽ cần một cấp quản trị để quá trình vận hành trôi chảy.
Tôn trọng sự vắng mặt khẩn cấp
Đôi khi nhân viên sẽ có thời gian nghỉ đột ngột của nhân viên; những điều này thường là do một số sự kiện khẩn cấp hoặc quan trọng. Tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của lý do, tất cả các nỗ lực nên được thực hiện để cấp yêu cầu.
Cũng nên nhớ rằng trong khi một lý do có vẻ không quá quan trọng đối với ban quản lý; nó có thể là cho nhân viên. Nếu nhân viên này hết thời gian yêu cầu không được chấp nhận thì rất có thể nhân viên đó sẽ chỉ cần nghỉ một ngày.
Đây là lý do tại sao nó trả tiền để thử và hợp lý. Nếu không có cách nào bạn có thể đủ khả năng để mất nhân viên trong ngày, thì bạn nên thử và đưa ra một lời giải thích đầy đủ về lý do tại sao; có thể nhân viên sẽ có thể đề nghị một sự thỏa hiệp.
Có kế hoạch dự phòng
Sẽ có những thời điểm trong năm khi bạn sẽ nhận được rất nhiều yêu cầu kỳ nghỉ. Điều này có thể là trong mùa hè hoặc mùa lễ. Rõ ràng, trong những khoảng thời gian này trong năm khó khăn hơn để từ chối các yêu cầu nghỉ phép, nhưng đồng thời, thật khó để bạn là người quản lý làm việc rút ngắn.
Đó là lý do tại sao nên luôn có một danh sách những người làm việc bán thời gian đáng tin cậy trong “túi” của bạn mà bạn có thể tiếp cận và dự bị khi cần thiết.
Có một danh sách các nhân viên thời vụ mà bạn đã làm việc trước đây, bạn tin tưởng và bạn biết là đáng tin cậy là điều bắt buộc trong những thời điểm này khi bạn có thể sẽ thiếu công nhân.
Trở thành một người quản lý tuyệt vời có nghĩa là sẵn sàng cho mọi tình huống mà bạn sẽ gặp phải và có kỹ năng và kiến thức để giải quyết những vấn đề này trong khi công bằng với nhân viên của bạn và đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn luôn luôn hoạt động mà không gặp trở ngại
