Mọi người đều có lúc mắc bệnh và phải nghỉ làm một hoặc hai ngày. Khi bạn nghỉ việc vì bị ốm, bạn cần phải báo cho cấp trên biết càng sớm càng tốt.
Khi nghỉ việc vì vấn đề sức khỏe, bạn cần tuân thủ theo qui trình cấp trên của bạn qui định, hoặc theo hướng dẫn của phòng nhân sự và sổ tay nhân viên. Thông thường, cấp trên sẽ yêu cầu bạn phải báo trước bằng thư tay, thư điện tử hoặc điện thoại.
Ngay cả khi không bắt buộc, bạn nên báo trước cho sếp càng sớm càng tốt.
Trình bày thông báo này trong văn bản (dù là bằng thư tay hay thư điện tử) đều thường là cách tốt nhất. Hãy đọc bài viết sau về cách thông báo cho sếp bằng đơn xin nghỉ phép.
Hiểu chính sách của công ty và quan điểm của sếp
Trong khi công ty bạn có thể có những chính sách riêng qui định về số ngày nghỉ bệnh, sếp của bạn có thể có suy nghĩ khác. Thông thường, công ty sẽ yêu cầu nhân viên báo trước cho sếp về ngày nghỉ bệnh. Với trường hợp kéo dài số ngày nghỉ (nhiều hơn bốn ngày) vì bị bệnh, vài công ty sẽ yêu cầu giấy khám bệnh của bác sĩ.
Sếp của bạn có thể sẽ yêu cầu bạn nộp đơn xin nghỉ phép qua đường thư điện tử hoặc gọi cho họ để xin nghỉ bệnh, hoặc có khi không chỉ sếp, mà bạn còn phải thông báo đến các đồng nghiệp chung đội nhóm.
Cách báo cho sếp
Dù bắt buộc hay không, bạn vẫn nên thông báo nghỉ bệnh bằng văn bản. Bằng cách này, bạn sẽ có giấy tờ để ghi lại và sếp của bạn cũng sẽ dễ dàng lưu trữ hồ sơ.
Nếu bạn nghỉ việc vì bất ngờ bị bệnh, thì bạn nên cố mọi cách để thông báo với cấp trên càng sớm càng tốt, bằng một cuộc gọi ngắn, tin nhắn hoặc thư điện tử đều chấp nhận được.
Khi trở lại làm việc, bạn nên nộp đơn xin nghỉ phép, cùng với bất kì giấy tờ nào liên quan (giấy khám bệnh của bác sĩ, chẩn đoán của phòng cấp cứu,…)
Nên viết gì trong đơn xin nghỉ phép
Khi viết đơn xin nghỉ phép bằng thư tay, hãy tuân thủ cách trình bày trang trọng. Hãy viết thông tin liên lạc của bạn, ngày viết đơn và thông tin liên lạc của cấp trên. Sau đó, hãy bắt đầu nội dung đơn với lời chào phù hợp.
Kế đó, hãy giải thích ngắn gọn vì sao bạn viết đơn. Bao gồm lí do nghỉ phép, và đề cập đến bất kì giấy tờ nào liên quan (nếu có). Hãy viết cả ngày bạn nghỉ phép. Tuy nhiên, hãy trình bày phần này thật ngắn gọn.
Bạn không cần phải nêu chi tiết về căn bệnh của mình.
Hãy rõ ràng nhưng súc tích. Rồi kết thúc đơn một cách chuyên nghiệp và kí tên.
Khi viết đơn bằng thư điện tử, hãy trình bày chuyên nghiệp như mọi thư từ liên lạc trong công việc. Bạn có thể để thời gian viết đơn và thông tin liên lạc trên cùng của đơn. Phần nội dung vẫn không thay đổi, nhưng bên dưới chữ kí của bạn, hãy viết thông tin liên lạc của mình.
Trên dòng tiêu đề thư, hãy viết tên của bạn và lí do bạn viết đơn. Ví dụ như, dòng tiêu đề có thể đơn giản là “Họ tên – xin nghỉ ốm”.
Dù bạn viết thư tay hay thư điện tử, hãy chắc chắn là bạn kiểm tra lại những gì đã viết. Đành rằng bạn đang bệnh, nhưng đây vẫn là lá đơn trong công việc. Bạn cần phải viết rõ ràng và không mắc lỗi.