Cách Viết Đơn Xin Việc Vào Một Công Ty

Khi nộp đơn ứng tuyển vào vị trí nào đó trong một tổ chức, nhà tuyển dụng thường sẽ yêu cầu người tìm việc làm gửi hồ sơ, bao gồm CV hoặc thư ứng tuyển. Sử dụng mẫu đơn xin việc phù hợp là điều quan trọng và là cơ hội cho bạn thể hiện các kỹ năng, kinh nghiệm và phẩm chất của mình để thuyết phục nhà tuyển dụng bạn là người tốt nhất cho vai trò họ đang cần. Một thư ứng tuyển không nên chỉ đơn giản là lặp lại thông tin từ CV và mẫu đơn xin việc chung chung mà cần được viết phù hợp với công việc đang ứng tuyển.

Trước khi bắt đầu, hãy chắc chắn rằng bạn đã đọc kỹ thông tin tuyển dụng, yêu cầu công việc để biết chính xác những gì người tuyển dụng tìm kiếm ở người tìm việc làm. Nếu bạn chưa biết cách viết, bạn có thể tham khảo các mẫu đơn xin việc trong lĩnh vực bạn muốn theo đuổi và học hỏi cách viết phù hợp. Ngoài ra, hãy đảm bảo bạn đã đọc mô tả công việc với các yêu cầu về phẩm chất, kỹ năng, trình độ của người ứng tuyển một cách cẩn thận, vì chúng sẽ là chìa khóa quan trọng trong việc viết đơn xin việc của bạn.

Giới thiệu bản thân

Đoạn đầu tiên nên tự giới thiệu và tóm tắt ngắn gọn về bản thân bạn và lý do tại sao bạn phù hợp với vai trò công việc, ví dụ “tôi đã từng là một nhân viên tư vấn khách hàng cho công ty ABC với kinh nghiệm tạo dựng các mối quan hệ và đem lại nhiều hợp đồng có giá trị cho công ty”. Tạo ấn tượng mạnh mẽ và tích cực về bản thân ngay từ đầu là điều rất quan trọng. Đừng quên ghi tên và địa chỉ của bạn trong thư ứng tuyển cũng như trên CV của bạn.

Tìm hiểu về công ty

Bạn cần giải thích lý do tại sao bạn muốn đảm nhận công việc mà công ty đang đăng tuyển và lý do bạn muốn gắn bó làm việc với họ, điều này sẽ liên quan đến việc tìm hiểu, nghiên cứu những thông tin cơ bản về tổ chức. Hãy trình bày rõ bạn phù hợp với mục tiêu, phương thức làm việc và giá trị của họ như thế nào và điều gì gây ấn tượng, thu hút bạn đến với tổ chức của họ.

Cung cấp bằng chứng về năng lực của bạn

Bạn cần phải làm rõ bản thân đáp ứng được tất cả các yêu cầu và mong muốn được đề cập trong mô tả công việc và đưa ra ví dụ về những thành tựu bạn đạt được cũng như kinh nghiệm của bạn. Hãy đảm bảo chúng thể hiện được tính cách của bạn và cho thấy bạn có động lực và nhiệt tình như thế nào với công việc. Hãy sử dụng những lời tuyên bố tích cực về bản thân, động từ mạnh, tích cực để làm đơn xin việc của bạn thu hút hơn. Phần kết thúc nên khẳng định lại sự nhiệt tình của mình và tự tin rằng bạn là ứng viên phù hợp cho vai trò này.

Viết ngắn gọn súc tích

Nhà tuyển dụng không muốn phải đọc quá nhiều thông tin dài hàng trang mà người tìm việc làm viết về họ, vì vậy hãy giữ đơn xin việc của bạn càng ngắn gọn càng tốt nhưng vẫn phải bao gồm tất cả các thông tin được yêu cầu. Một khi bạn đã hoàn thành, hãy đọc lại và bỏ đi những điều gì không cần thiết. Ngoài ra, hãy nhờ một người bạn hoặc đồng nghiệp đọc kiểm tra lại thư xin việc của bạn trước khi bạn gửi nó đi.

Cung Cấp Người Tham Khảo Trong Đơn Xin Việc

Trước đây, nhà tuyển dụng thường đợi đến khi tuyển chọn ra được những ứng viên tìm việc làm tiềm năng rồi mới yêu cầu họ cung cấp người tham khảo. Tuy nhiên, ngày nay, bên cạnh mẫu đơn xin việc, các công ty sẽ yêu cầu ứng viên cung cấp danh sách người tham khảo trước khi ứng tuyển tìm việc làm. Điều này thường xảy ra trong những lĩnh vực có truyền thống kiểm tra nghiêm ngặt như ngành luật, giáo dục, xây dựng thương mại và các vị trí trong bộ máy nhà nước.

Trên tin tức tuyển dụng thường có thông tin sau:

Yêu cầu nộp hồ sơ:

– Đơn xin việc.

– CV.

– Danh sách người tham khảo (3 người).

Hoặc trong trường hợp khác, mục tuyển dụng này sẽ được viết, “Để được xem xét cho vị trí công việc, vui lòng điền thông tin vào hồ sơ trực tuyến và đính kèm các loại giấy tờ sau: đơn xin việc, CV và danh sách người tham khảo (3 người)”.

Khi cung cấp người tham khảo cho công ty, đừng trình bày trong CV của bạn. Thay vào đó, hãy viết trong một trang riêng biệt với danh sách 3 người tham khảo (hoặc một con số nào đó tùy thuộc theo mỗi công ty) và thông tin liên lạc của họ, đính kèm với mẫu đơn xin việc của bạn.

         Người tham khảo nên là ai

Trong danh sách người tham khảo của bạn nên có những người làm trong lĩnh vực liên quan và có thể chứng thực năng lực chuyên môn của bạn trong công việc. Người tham khảo của bạn không cần phải là người đang làm chung với bạn; trên thực tế, bạn không nên nhờ sếp hay đồng nghiệp hiện tại làm người tham khảo nếu công ty vẫn chưa biết về hoạt động tìm việc làm của bạn. Bạn sẽ không bao giờ muốn sếp biết rằng bạn đang tìm việc làm tại một trong những công ty đối thủ của họ.

Thay vào đó, bạn có thể nhờ đồng nghiệp từ các công việc cũ, giáo sư, khách hàng hoặc những người bạn từng cùng làm trong các hoạt động tình nguyện, thể dục thể thao (nếu bạn chắc chắn rằng họ sẽ cung cấp thông tin tham khảo tích cực). Bạn cũng có thể dùng các mối liên lạc trên LinkedIn nếu bạn an tâm về tính cách của họ.

Nếu bạn có quá ít người tham khảo vì lịch sử làm việc còn hạn chế, thì bạn nên dùng người tham khảo tính cách để chứng thực về cá tính con người bạn và những năng lực nhất định. Họ có thể là giáo viên, nhà tài trợ câu lạc bộ,…

         Xin phép và bảo mật

Luôn là ý hay khi hỏi trước ý kiến những người bạn dự định nhờ làm người tham khảo – trước khi viết tên họ vào mẫu đơn xin việc của mình. Việc này sẽ cho phép bạn quyết định, dựa theo cách họ phản hồi, liệu họ có thể làm người tham khảo tích cực không. Nếu họ (hoặc bạn) cảm thấy nghi ngờ về khả năng làm người tham khảo, thì hãy tìm kiếm người khác, những ai sẽ sẵn sàng chứng thực năng lực của bạn.

Xác nhận lại thông tin liên lạc bạn có chính xác không và hỏi người tham khảo họ muốn được liên lạc như thế nào – bằng điện thoại, thư điện tử,… Đồng thời, hãy hỏi có những khung giờ cụ thể nào trong ngày họ sẵn sàng hồi đáp nhà tuyển dụng, và liệu họ có cho phép bạn cung cấp số điện thoại di động của họ không. Nếu có thể, hãy gởi họ danh sách những công việc bạn ứng tuyển để họ biết trước nhà tuyển dụng nào sẽ liên lạc họ. Cuối cùng, hãy hỏi liệu bạn có thể gởi họ CV, mẫu đơn xin việc được cập nhật mới nhất của bạn để họ chuẩn bị bài giới thiệu đầy bùng nổ về công việc và cá tính của bạn.

Ngoài ra, nếu hiện tại bạn đang có một công việc, hãy đề nghị người tham khảo giữ bí mật về hoạt động tìm việc này của bạn. Như để trình bày ở trên, bạn sẽ không muốn sếp phát hiện ra đâu.

   Nên viết gì trong danh sách người tham khảo

Danh sách người tham khảo nên có đầy đủ thông tin liên lạc của từng người tham khảo, bao gồm tên, chức danh, công ty, địa chỉ và thông tin liên lạc. Ví dụ như:

Janine Mercantile

Quản lí

Công ty ABC

Số 12, đường Demonda

5555-555-555

[email protected]

Đơn Viết Đơn Xin Nghỉ Phép Với Lí Do Nghỉ Bệnh

Mọi người đều có lúc mắc bệnh và phải nghỉ làm một hoặc hai ngày. Khi bạn nghỉ việc vì bị ốm, bạn cần phải báo cho cấp trên biết càng sớm càng tốt.

Khi nghỉ việc vì vấn đề sức khỏe, bạn cần tuân thủ theo qui trình cấp trên của bạn qui định, hoặc theo hướng dẫn của phòng nhân sự và sổ tay nhân viên. Thông thường, cấp trên sẽ yêu cầu bạn phải báo trước bằng thư tay, thư điện tử hoặc điện thoại.

Ngay cả khi không bắt buộc, bạn nên báo trước cho sếp càng sớm càng tốt.

Trình bày thông báo này trong văn bản (dù là bằng thư tay hay thư điện tử) đều thường là cách tốt nhất. Hãy đọc bài viết sau về cách thông báo cho sếp bằng đơn xin nghỉ phép.

        Hiểu chính sách của công ty và quan điểm của sếp

Trong khi công ty bạn có thể có những chính sách riêng qui định về số ngày nghỉ bệnh, sếp của bạn có thể có suy nghĩ khác. Thông thường, công ty sẽ yêu cầu nhân viên báo trước cho sếp về ngày nghỉ bệnh. Với trường hợp kéo dài số ngày nghỉ (nhiều hơn bốn ngày) vì bị bệnh, vài công ty sẽ yêu cầu giấy khám bệnh của bác sĩ.

Sếp của bạn có thể sẽ yêu cầu bạn nộp đơn xin nghỉ phép qua đường thư điện tử hoặc gọi cho họ để xin nghỉ bệnh, hoặc có khi không chỉ sếp, mà bạn còn phải thông báo đến các đồng nghiệp chung đội nhóm.

Cách báo cho sếp

Dù bắt buộc hay không, bạn vẫn nên thông báo nghỉ bệnh bằng văn bản. Bằng cách này, bạn sẽ có giấy tờ để ghi lại và sếp của bạn cũng sẽ dễ dàng lưu trữ hồ sơ.

Nếu bạn nghỉ việc vì bất ngờ bị bệnh, thì bạn nên cố mọi cách để thông báo với cấp trên càng sớm càng tốt, bằng một cuộc gọi ngắn, tin nhắn hoặc thư điện tử đều chấp nhận được.

Khi trở lại làm việc, bạn nên nộp đơn xin nghỉ phép, cùng với bất kì giấy tờ nào liên quan (giấy khám bệnh của bác sĩ, chẩn đoán của phòng cấp cứu,…)

  Nên viết gì trong đơn xin nghỉ phép

Khi viết đơn xin nghỉ phép bằng thư tay, hãy tuân thủ cách trình bày trang trọng. Hãy viết thông tin liên lạc của bạn, ngày viết đơn và thông tin liên lạc của cấp trên. Sau đó, hãy bắt đầu nội dung đơn với lời chào phù hợp.

Kế đó, hãy giải thích ngắn gọn vì sao bạn viết đơn. Bao gồm lí do nghỉ phép, và đề cập đến bất kì giấy tờ nào liên quan (nếu có). Hãy viết cả ngày bạn nghỉ phép. Tuy nhiên, hãy trình bày phần này thật ngắn gọn.

Bạn không cần phải nêu chi tiết về căn bệnh của mình.

Hãy rõ ràng nhưng súc tích. Rồi kết thúc đơn một cách chuyên nghiệp và kí tên.

Khi viết đơn bằng thư điện tử, hãy trình bày chuyên nghiệp như mọi thư từ liên lạc trong công việc. Bạn có thể để thời gian viết đơn và thông tin liên lạc trên cùng của đơn. Phần nội dung vẫn không thay đổi, nhưng bên dưới chữ kí của bạn, hãy viết thông tin liên lạc của mình.

Trên dòng tiêu đề thư, hãy viết tên của bạn và lí do bạn viết đơn. Ví dụ như, dòng tiêu đề có thể đơn giản là “Họ tên – xin nghỉ ốm”.

Dù bạn viết thư tay hay thư điện tử, hãy chắc chắn là bạn kiểm tra lại những gì đã viết. Đành rằng bạn đang bệnh, nhưng đây vẫn là lá đơn trong công việc. Bạn cần phải viết rõ ràng và không mắc lỗi.

 

Dõi Theo Đơn Xin Việc Của Bạn

Bạn đang cẩn thận áp dụng vào một công việc hoàn toàn phù hợp với bộ kỹ năng của mình. Tuy nhiên, sau nhiều tuần chờ đợi, bạn vẫn chưa biết gì về mẫu đơn xin việc đã gửi đi của mình và bạn cũng không chắc bước tiếp theo mình nên làm là gì.

Dưới đây là các mẹo về cách theo dõi đơn xin việc và khi nào nên tiếp tục:

 

Biết thời điểm.

Mặc dù bạn có thể muốn theo dõi mẫu đơn xin việc chỉ vài ngày sau khi nộp đơn, nhưng có lẽ bạn nên chờ thêm một thời gian nữa. Thông thường, bạn có thể liên hệ một hoặc hai tuần sau tính từ thời gian bạn gửi đi thông tin tìm việc làm. Đây là một khoảng thời gian hợp lý để một nhà tuyển dụng đã trải qua các ứng dụng và xác định các ứng viên đủ điều kiện cho công việc.

 

Tiếp cận với nhà tuyển dụng.

Khi kết nối với một nhà tuyển dụng tiềm năng, bạn muốn thể hiện sự nhiệt tình của bạn nhưng không phải là sự tuyệt vọng của bạn. Kiểm tra để tìm hiểu tình trạng ứng dụng của bạn (hoặc quá trình phỏng vấn/ tuyển dụng nói chung) là hoàn toàn chấp nhận được. Trường hợp có thể trở nên khó khăn là nếu bạn liên tục gọi để tìm hiểu những gì đang diễn ra, điều này có thể xảy ra như là sự nóng vội hoặc được xem là không chuyên nghiệp. Nếu bạn muốn thực hiện một cuộc gọi, hãy chắc chắn rằng giao tiếp của bạn nhắm vào trọng tâm và ngọt ngào. Bạn không muốn giữ ai đó trên đường trả lời một loạt các câu hỏi, hoặc tệ hơn họ sẽ thẳng tay loại bỏ hy vọng tìm việc làm cuối cùng của bạn. Và nếu bạn chọn gửi email, cách tốt nhất của bạn là gửi một hoặc hai email tiếp theo. Ngoài ra, bạn có thể trở thành mối phiền toái cho người mà bạn đang liên hệ và loại mình ra khỏi cuộc thi tìm việc.

 

Sử dụng kết nối cộng đồng

Có thể đồng nghiệp cũ của bạn là bạn với một trong những người điều hành tại công ty mới mà bạn muốn làm việc. Đi qua các liên hệ kinh doanh và cá nhân của bạn để xem bạn có biết ai có thể giúp bạn đặt chân vào cửa hoặc đặt mẫu đơn xin việc của bạn ở vị trí đầu tiên. Giải thích vai trò mà bạn muốn tìm kiếm và mọi thứ đủ điều kiện cho công việc, chẳng hạn như trình độ học vấn, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc của bạn. Nhưng don không dừng lại ở đó. Hãy chắc chắn rằng bạn cũng sẽ giúp đỡ người đó. Bằng cách đó, họ cũng có thể dễ dàng giúp đỡ bạn hơn.

 

Mạng xã hội ảo

Nhảy vào nhóm truyền thông xã hội và trang Facebook của công ty để theo dõi hành trình của những đơn xin việc được gửi đi. Nếu họ đăng câu hỏi, hãy chắc chắn trả lời chúng để thể hiện sự nhiệt tình của bạn và kiến thức về văn hóa doanh nghiệp của họ. Sau đó, hãy truy cập để xem bạn có ai trong danh sách bạn bè của mình có thể có kết nối với công ty mà bạn muốn làm việc không. Nếu bạn làm như vậy, bạn luôn có thể tiếp cận và xem liệu người đó có một số thông tin bên trong công việc. Tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn với người đó, bạn có thể yêu cầu một đề nghị hoặc cho người đó nói một vài lời tốt đẹp cho bạn.

 

Gọi điện thoại.

Nếu bạn không nghe thấy gì về các ứng dụng công việc của bạn sau hai tuần, thì bạn hoàn toàn có thể chấp nhận được để gọi cho người quản lý tuyển dụng. Đây là cách mà bạn sẽ biết nếu người đó vẫn sắp xếp lại hồ sơ nhân sự hoặc nếu vị trí đã được lấp đầy.

 

Hãy cho họ biết bạn có nhu cầu.

Nếu công ty bày tỏ sự quan tâm đến bạn như một ứng cử viên cho công việc, nhưng bạn chưa nghe thấy gì kể từ lần tiếp xúc ban đầu đó, bạn có thể cố gắng thúc đẩy họ bằng cách cho họ biết rằng các công ty khác quan tâm đến bạn. Gửi một email thân thiện cho công ty cho họ biết rằng bạn vẫn rất quan tâm đến vai trò này, và đang đợi những cơ hội khác để khám phá.

 

Tiếp tục nộp đơn xin việc

Chắc chắn, bạn đã từng suy nghĩ bỏ cuộc và dừng chân ở một vị trí bất kỳ nào đó. Nhưng đừng bao giờ ngừng tìm kiếm công việc mơ ước. Rồi bạn sẽ tìm thấy công việc phù hợp nhất cho mình. Mặc dù bạn có thể cảm thấy như mình là một người phiền phức nếu bạn theo dõi các đơn xin việc, nhưng thực sự không phải như vậy. Theo dõi là một phần dự kiến của quá trình ứng dụng. Vì vậy, hãy chủ động về việc có được vị trí công việc tốt nhất!