Làm Thế Nào Để Yêu Cầu Được Nghỉ Phép

Tại một số thời điểm trong trong công việc, bạn có thể cần phải có một kỳ nghỉ phép, vì nhiều lý do: từ các vấn đề sức khỏe cá nhân hoặc gia đình, sinh con hoặc nhận con nuôi, giảm căng thẳng công việc quá mức, mất người thân, để theo đuổi một sở thích hoặc mong muốn đi du lịch.

Trước khi bạn hỏi

Bất kể lý do tại sao bạn gửi đơn xin nghỉ phép cho sếp, điều quan trọng là tiếp cận yêu cầu đúng cách để không tạo ra một phản ứng dữ dội tối thiểu và duy trì trạng thái tốt trong công việc.

Yêu cầu được nghỉ phép khi bạn làm việc trong một môi trường bình thường có thể đơn giản như nói với sếp của bạn, “Tôi cần vài ngày nghỉ phép. Có thể xin nghỉ làm trong một tuần hay hông?” Trong các nơi làm việc mang tính kỷ luật hơn, bạn cần viết đơn xin nghỉ phép của mình theo chính sách của công ty. Công ty có thể có hướng dẫn cho những người đủ điều kiện nghỉ phép và thời gian và tần suất nghỉ có thể được thực hiện. Trước khi gửi yêu cầu, hãy chắc chắn làm quen với các chính sách nghỉ phép của công ty bạn.

Dưới đây là một số mẹo để yêu cầu nghỉ phép, với các ví dụ mà bạn có thể sử dụng để lấy ý tưởng cho đơn xin nghỉ phép của riêng mình.

Biết các quyền của bạn trước khi lên lịch thảo luận với chủ lao động: Nghiên cứu chính sách của công ty về việc vắng mặt và xác định xem tình huống của bạn có được giải quyết theo chính sách hay không. Yêu cầu chủ lao động cung cấp cho nhân viên thời gian nghỉ (không phải trả tiền) cho các điều kiện y tế cá nhân và gia đình nghiêm trọng cần được chăm sóc. Nhân viên cũng được nghỉ phép vì nhiệm vụ bồi thẩm đoàn hoặc nếu họ được gọi vào nghĩa vụ quân sự tích cực hay yêu cầu cho bạn nghỉ phép đơn giản chỉ vì bạn muốn.

Thông báo trước sẽ giúp nhà tuyển dụng của bạn dễ dàng lấp đầy khoảng trống còn lại sau khi bạn rời đi và khiến họ dễ chấp nhận yêu cầu của bạn hơn.

Bắt đầu quá trình xin nghỉ phép với quản lý. Bạn không muốn người giám sát trực tiếp của bạn nghe tin tức từ Bộ phận Nhân sự hoặc quản lý cấp trên trước. Ngoài ra, không đề cập đến mong muốn của bạn để nghỉ phép cho đồng nghiệp cho đến khi bạn làm rõ với người quản lý. Bạn nên nói chuyện với người quản lý trực tiếp trước khi nói về chủ đề này với bất kỳ ai khác.

Phác thảo yêu cầu của bạn bằng văn bản trước khi gặp sếp để anh ấy hoặc cô ấy có thể tiêu hóa yêu cầu của bạn trước khi thảo luận. Bạn có thể gửi yêu cầu của mình qua email trước khi gặp mặt trực tiếp. Hãy chắc chắn bao gồm các lý do cho yêu cầu của bạn và làm rõ bất cứ điều gì bạn muốn hoặc có thể làm để giảm bớt sự chuyển đổi bao gồm thu xếp công việc cho người thay thế, viết hướng dẫn thủ tục và giải quyết các câu hỏi trong khi vắng mặt.

Xem xét liệu một sự sắp xếp công việc tạm thời tại nhà thay vì nghỉ phép hoàn toàn có thể phù hợp với tình huống của bạn. Ví dụ, nếu bạn cần chăm sóc một thành viên gia đình bị bệnh, thì làm việc từ xa có thể là lý tưởng cho bạn. Hoặc, có lẽ bạn làm việc tại nhà trong bốn ngày trong tuần và đến một ngày để nhận phòng hàng tuần hoặc cho các cuộc họp. Có nhiều lựa chọn thay thế mà bạn có thể đặt ra nếu nhà tuyển dụng của bạn sẵn sàng xem xét các lựa chọn khác.

Chỉ ra ngày kết thúc của kỳ nghỉ phép nếu có thể. Người quản lý của bạn có thể thoải mái khi biết ngày bạn sẽ trở lại làm việc. Yêu cầu của bạn có thể sẽ tốt hơn nhiều nếu bạn có thể cung cấp thông tin về thời gian quay lại công ty. Ngay cả khi bạn không thể cung cấp một ngày chính xác, vẫn tốt hơn là cung cấp cho chủ nhân của bạn một khung thời gian chung về thời gian bạn dự kiến sẽ trở về với công việc của mình.

Tùy thuộc vào tình huống của bạn, bạn có thể có thời gian nghỉ làm để mang thai, gia đình và các lý do cá nhân khác. Trừ khi nghỉ phép của bạn liên quan đến trường hợp khẩn cấp, tránh đưa ra yêu cầu nếu điều đó sẽ đặt người quản lý và đồng nghiệp của bạn vào tình thế căng thẳng. Cố gắng hoàn thành các dự án quan trọng trước, hoặc ít nhất đến một điểm dừng thích hợp trước khi nghỉ ngơi.

 

 

 

Làm Thế Nào Để Các Nhà Quản Lý Công Bẳng Khi Xử Lý Đơn Xin Nghỉ Phép Của Nhân Viên

Khi giải quyết yêu cầu đơn xin nghỉ phép của nhân viên, trước hết bạn sẽ muốn công bằng với cách bạn xử lý tình huống. Thời gian của nhân viên cũng có giá trị như của bạn và cho họ thời gian để nghỉ phép khi họ cần đó cũng là một chặng đường dài để thúc đẩy hạnh phúc của nhân viên trong công ty.

Trên thực tế, người ta đã chứng minh rằng nhân viên làm việc tốt hơn khi họ được khuyến khích nghỉ phép và sử dụng tất cả thời gian nghỉ phép mà họ có. Là người quản lý, chăm sóc nhân viên của bạn và đảm bảo rằng họ hài lòng với tư cách là một phần của doanh nghiệp của bạn là rất quan trọng.

Nhà quản lý tốt cũng nên cố gắng sử dụng thời gian nghỉ của chính mình. Đi nghỉ ngay bây giờ và sau đó giúp bạn giải tỏa đầu óc và nghỉ ngơi để bạn có thể trở thành nhà quản lý tốt hơn khi gặp khó khăn. Tất nhiên, sẽ có lúc bạn thực sự bận rộn và không đủ khả năng để có nhiều nhân viên nghỉ làm. Nó được cho rằng điều này sẽ xảy ra tại một số thời điểm.

Nếu bạn cần từ chối bất kỳ đơn xin nghỉ phép nào, nhân viên có thể sẽ buồn, nhưng nếu họ cảm thấy rằng bạn đã không công bằng về điều đó, họ sẽ trở nên bực bội. Nếu điều này xảy ra thường xuyên đủ và nhân viên cảm thấy như họ không được các nhà quản lý tôn trọng, điều đó có thể dẫn đến việc người đó tìm nơi khác để làm việc hoặc chỉ không thực hiện tốt như họ có thể.

Dưới đây là một số lời khuyên về cách các nhà quản lý có thể đảm bảo rằng họ đang công bằng về việc cho nhân viên nghỉ phép.

Tạo chính sách

Điều quan trọng là bạn có chính sách liên quan đến yêu cầu nghỉ phép của toàn bộ nhân viên. Hãy chắc chắn rằng bạn đã xác định rõ các quy tắc kinh doanh của mình khi mọi người có thể nghỉ ngơi và họ cần thông báo trước bao nhiêu ngày để yêu cầu nghỉ phép để các nhà quản lý có thể chuẩn bị đúng cách. Trong chính sách của bạn, bạn có thể xác định các quy tắc chính xác cho thời gian yêu cầu nghỉ để mọi người trong đội ngũ nhân viên của bạn nhận thức đầy đủ về toàn bộ quy trình.

Đây là cách công bằng nhất để nuôi dưỡng mối quan hệ tốt đẹp giữa bạn và nhân viên, bởi vì không ai bị bỏ lại trong bóng tối và mọi người đều rõ ràng về các chính sách nghỉ phép.

Minh bạch và rõ ràng với nhân viên của bạn về tất cả các loại chính sách làm việc, bao gồm các chính sách nghỉ phép, cho thấy rằng bạn tôn trọng nhân viên và tôn trọng thời gian của họ.

Cho phép thay đổi “giao dịch”

Có nhiều cách để đối phó với thời gian nghỉ phép của nhân viên. Một phương pháp là cho phép giao dịch thay đổi. Điều xảy ra ở đây là bạn cho phép nhân viên có thời gian nghỉ nếu họ có thể sắp xếp cho ai đó trang trải ca làm việc của mình bằng cách hoán đổi với nhân viên khác này.

Có những khó khăn tiềm ẩn với việc xử lý những đơn xin nghỉ phép của nhân viên; nó có thể vượt khỏi tầm kiểm soát và bạn có thể kết thúc với những ca làm việc dưới hoặc quá biên chế hoặc có sự pha trộn kỹ năng sai.

Nếu bạn định cho phép “giao dịch” thay đổi, bạn nên làm rõ rằng tất cả những điều này sẽ cần được sự chấp thuận của ban quản lý trước tiên và việc hoán đổi chỉ có thể xảy ra giữa những người làm cùng một công việc.

Chỉ cần có một người thay thế một người khác là không đủ tốt; người khác này sẽ cần có khả năng thực hiện công việc cho thành viên mà họ đang thay thế. Nếu các giao dịch thay đổi này được quản lý chính xác, chúng có thể là một cách tuyệt vời để giải quyết các yêu cầu nghỉ việc của nhân viên.

Cho nhân viên độc lập hơn

Tự lên lịch là một cách khác để giải quyết các yêu cầu nghỉ phép của nhân viên. Các nhân viên chịu trách nhiệm về việc chọn thời gian nghỉ của họ với điều kiện họ cân nhắc các cấp độ nhân viên và kỹ năng pha trộn cho bất kỳ sự thay đổi cụ thể nào.

Các nhân viên sẽ có giờ hợp đồng mà họ cần để làm việc mỗi tháng và tự lên lịch trình sẽ mang lại cho họ rất nhiều sự tự do; nó thường sẽ được đến trước được phục vụ trước hoặc đàm phán giữa các nhân viên cho các ca khác nhau.

Đây có thể là một cách hiệu quả để giải quyết các yêu cầu nghỉ phép của nhân viên vì các nhân viên có nhiều quyền kiểm soát hơn và ít có nguy cơ không công bằng. Mặt khác, cũng có nguy cơ hỗn loạn xảy ra sau đó nên sẽ cần một cấp quản trị để quá trình vận hành trôi chảy.

Tôn trọng sự vắng mặt khẩn cấp

Đôi khi nhân viên sẽ có thời gian nghỉ đột ngột của nhân viên; những điều này thường là do một số sự kiện khẩn cấp hoặc quan trọng. Tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của lý do, tất cả các nỗ lực nên được thực hiện để cấp yêu cầu.

Cũng nên nhớ rằng trong khi một lý do có vẻ không quá quan trọng đối với ban quản lý; nó có thể là cho nhân viên. Nếu nhân viên này hết thời gian yêu cầu không được chấp nhận thì rất có thể nhân viên đó sẽ chỉ cần nghỉ một ngày.

Đây là lý do tại sao nó trả tiền để thử và hợp lý. Nếu không có cách nào bạn có thể đủ khả năng để mất nhân viên trong ngày, thì bạn nên thử và đưa ra một lời giải thích đầy đủ về lý do tại sao; có thể nhân viên sẽ có thể đề nghị một sự thỏa hiệp.

Có kế hoạch dự phòng

Sẽ có những thời điểm trong năm khi bạn sẽ nhận được rất nhiều yêu cầu kỳ nghỉ. Điều này có thể là trong mùa hè hoặc mùa lễ. Rõ ràng, trong những khoảng thời gian này trong năm khó khăn hơn để từ chối các yêu cầu nghỉ phép, nhưng đồng thời, thật khó để bạn là người quản lý làm việc rút ngắn.

Đó là lý do tại sao nên luôn có một danh sách những người làm việc bán thời gian đáng tin cậy trong “túi” của bạn mà bạn có thể tiếp cận và dự bị khi cần thiết.

Có một danh sách các nhân viên thời vụ mà bạn đã làm việc trước đây, bạn tin tưởng và bạn biết là đáng tin cậy là điều bắt buộc trong những thời điểm này khi bạn có thể sẽ thiếu công nhân.

Trở thành một người quản lý tuyệt vời có nghĩa là sẵn sàng cho mọi tình huống mà bạn sẽ gặp phải và có kỹ năng và kiến ​​thức để giải quyết những vấn đề này trong khi công bằng với nhân viên của bạn và đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn luôn luôn hoạt động mà không gặp trở ngại